Ausfuhranmeldungen gehören für international tätige Unternehmen zum Tagesgeschäft. Doch eine korrekte Zollanmeldung beginnt nicht erst mit der Übermittlung an die Zollbehörde. Entscheidend ist, dass die erforderlichen Daten vollständig, richtig und im passenden Format vorliegen. Wie Unternehmen diese Voraussetzungen schaffen und ihre Ausfuhrprozesse direkt in SAP® S/4HANA automatisieren können, zeigten SW Zoll-Beratung und prodata in einem gemeinsamen Webinar am 20. Oktober 2026.
Wer Waren aus der Europäischen Union in ein Drittland exportiert, muss zahlreiche zollrechtliche Anforderungen berücksichtigen. Dabei reicht es nicht aus, die erforderlichen Informationen in eine elektronische Maske einzutragen.
Tim Mayer von SW Zoll-Beratung erläuterte im Webinar, wie rechtliche Anforderungen, Datenstrukturen und die technische Verarbeitung im deutschen Zollsystem ATLAS ineinandergreifen.
Die Grundlage bildet der Unionszollkodex (UZK) mit seinen ergänzenden Rechtsakten. Das europäische Zolldatenmodell (EUCDM) definiert die erforderlichen Datenelemente, Formate und Codes. ATLAS AES (Automated Export System) setzt diese Anforderungen für die elektronische Ausfuhrabwicklung in Deutschland um.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine erfolgreiche Automatisierung setzt voraus, dass die fachlichen Anforderungen bereits bei der Erfassung und Pflege der Daten berücksichtigt werden.
Denn auch die beste Zollsoftware kann fehlerhafte oder fehlende Ausgangsdaten nicht grundsätzlich ausgleichen.
Eine ATLAS-Ausfuhranmeldung besteht aus verschiedenen Datenebenen. Im Webinar wurde deutlich, wie wichtig die korrekte Zuordnung der Informationen ist.
Auf der Ebene der Anmeldung werden beispielsweise das Zollverfahren, die beteiligten Zollstellen und die verantwortlichen Wirtschaftsbeteiligten erfasst. Die Sendungsebene enthält Informationen zum Transport, zum Beförderungsweg und zur Gesamtbruttomasse.
Auf Positionsebene werden die einzelnen Waren mit ihren zollrelevanten Merkmalen beschrieben. Dazu gehören unter anderem:
Eine weitere wichtige Angabe ist die lokale Bezugsnummer (Local Reference Number, LRN). Sie dient der eindeutigen unternehmensinternen Identifikation eines Ausfuhrvorgangs und darf maximal 22 Zeichen umfassen.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen die verschiedenen Rollen innerhalb einer Ausfuhranmeldung.
Ausführer, Anmelder, Vertreter und Empfänger müssen korrekt identifiziert und entsprechend ihrer rechtlichen Funktion angegeben werden.
Dabei ist insbesondere zwischen dem zollrechtlichen und dem außenwirtschaftsrechtlichen Ausführer zu unterscheiden. Beide Rollen können, müssen aber nicht von derselben Person beziehungsweise demselben Unternehmen wahrgenommen werden.
Diese Unterscheidung ist für die fachliche Richtigkeit der Anmeldung entscheidend.
Die zentrale Erkenntnis: Nicht nur die Vollständigkeit der Daten zählt. Auch ihre rechtliche Bedeutung und die korrekte Zuordnung müssen stimmen.
In vielen Unternehmen liegen die für eine Ausfuhranmeldung benötigten Informationen bereits im SAP®-System vor.
Dazu gehören beispielsweise Geschäftspartnerdaten, Materialstammdaten, Mengen, Gewichte und Informationen aus Vertriebs- oder Lieferbelegen.
Die Herausforderung besteht darin, diese Informationen in ausreichender Qualität bereitzustellen und für die Zollanmeldung richtig zusammenzuführen.
Fehlende Warennummern, unvollständige Warenbeschreibungen oder fehlerhafte Gewichtsangaben können zusätzliche Prüfungen und manuelle Nachbearbeitungen notwendig machen.
Damit wird Datenqualität zu einer wichtigen Voraussetzung für effiziente Zollprozesse.
Unternehmen sollten deshalb frühzeitig klären, welche Daten für ihre Ausfuhrverfahren benötigt werden, wo diese Informationen im SAP®-System entstehen und wer für ihre Pflege verantwortlich ist.
Je zuverlässiger diese Grundlagen sind, desto besser lassen sich nachgelagerte Arbeitsschritte automatisieren.
Wie die fachlichen Anforderungen in der Praxis umgesetzt werden können, zeigte Alexander Hanisch, Geschäftsführer von prodata, im zweiten Teil des Webinars.
Anhand eines SAP® S/4HANA-Testsystems wurde veranschaulicht, wo zollrelevante Informationen im SAP®-Standard vorhanden sind und wie sich diese für die Ausfuhrabwicklung nutzen lassen.
Hier setzt die SAP®-integrierte Zollsoftware pZoll von prodata an.
Die Lösung übernimmt vorhandene Informationen aus SAP®-Stammdaten und Belegen und nutzt diese zur Erstellung elektronischer Zollanmeldungen.
Anstatt Informationen für die Zollabwicklung erneut in einem separaten System erfassen zu müssen, können Anwender direkt in ihrer gewohnten SAP®-Umgebung arbeiten.
Wie pZoll den Ausfuhrprozess unterstützt
pZoll ermöglicht die elektronische Kommunikation mit dem deutschen Zollsystem ATLAS und unterstützt die Bearbeitung von Ausfuhrvorgängen innerhalb des SAP®-Systems.
Zu den Funktionen gehören:
Für Zollabteilungen reduziert sich dadurch der Aufwand für wiederkehrende Dateneingaben und die Verwaltung von Ausfuhrvorgängen.
Gleichzeitig profitieren SAP®-Verantwortliche davon, dass pZoll vollständig in die bestehende SAP®-Umgebung integriert ist und keine zusätzliche, eigenständige Zollanwendung erforderlich macht.
Ein wesentlicher Aspekt des Webinars war das Zusammenspiel zwischen zollrechtlichem Fachwissen und technischer Umsetzung.
Automatisierte Prozesse können Daten übernehmen, Regeln prüfen und die elektronische Kommunikation mit den Zollbehörden unterstützen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Anmeldung bleibt jedoch beim Anmelder.
Deshalb sollten Unternehmen die Automatisierung nicht isoliert als Softwareprojekt betrachten.
Vielmehr gilt es, Zollabteilung und SAP®-Verantwortliche frühzeitig zusammenzubringen und gemeinsame Anforderungen festzulegen.
Drei Fragen sind dabei besonders wichtig:
Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, kann Automatisierung ihr Potenzial im laufenden Betrieb entfalten.
Fazit: Sichere Ausfuhrprozesse brauchen Fachwissen und integrierte Software
Das gemeinsame Webinar von SW Zoll-Beratung und prodata verdeutlichte, dass eine effiziente Ausfuhrabwicklung zwei wesentliche Voraussetzungen benötigt: fundiertes Zollwissen und eine durchgängige technische Umsetzung.
Die fachlichen Anforderungen bestimmen, welche Informationen für eine korrekte Zollanmeldung erforderlich sind. Eine vollständig in SAP® integrierte Software wie pZoll ermöglicht es, diese Informationen effizient zu nutzen und wiederkehrende Prozessschritte zu automatisieren.
Für Unternehmen, die ihre Ausfuhranmeldungen mit ATLAS abwickeln, entsteht dadurch die Möglichkeit, manuelle Aufwände zu reduzieren, die Transparenz über laufende Vorgänge zu verbessern und ihre Zollabwicklung enger mit bestehenden Geschäftsprozessen zu verbinden.